Biuro

System kancelaryjny dziennikowy polega na wielokrotnym rejestrowaniu i kwitowaniu pism, dokumentów i przesyłek w specjalnie przeznaczonym do tego dzienniku korespondencyjnym, tzw. księdze podawczej lub dzienniku kancelaryjnym. Są w nim wpisywane informacje dotyczące: nadawcy, daty, znaku pisma, treści, daty odpowiedzi. System ten zabezpiecza wszelkie akta powstające w działalności firmy, a także umożliwia kontrolę załatwiania spraw w każdej fazie. Kontrolę taką przeprowadza się w prosty sposób, gdyż prawa strona dziennika przeznaczona jest na zapisywanie pism wysyłanych, a lewa na rejestrowanie odpowiedzi. Brak zapisu na prawej stronie oznacza więc brak odpowiedzi na pismo zapisane w tym wierszu po stronie lewej. System kancelaryjny może być jedno- lub dwudziennikowy. W rejestracji jednodziennikowej pisma wychodzące i przychodzące wpisywane są w jednym dzienniku korespondencyjnym. Pisma wychodzące rejestrowane są po prawej stronie dziennika, a pisma przychodzące - po lewej. Zarejestrowanie pisma po którejkolwiek stronie wymaga, aby pozostawić w dzienniku wolne pole po stronie przeciwnej, dla zarejestrowania odpowiedzi na przysłane lub wysłane pismo.