Biuro

Akta występujące w podmiotach gospodarczych dotyczą spraw załatwianych bądź spraw załatwianych. Podział ten ma znaczenie dla systemu przechowywana akt. Odmiennie przechowuje się akta bieżące, a odmiennie akta spraw załatwionych. Te pierwsze powinny być przechowywane tak, aby można je było łatwo i odszukać i w podobny sposób odłożyć na swoje miejsce. Spełnienie 'takich warunków jest dużo łatwiejsze, jeżeli do tego celu wdrożony zostanie system komputerowy, umożliwiający przechowywanie dużej ilości informacji na nośnikach magnetycznych. W dalszym ciągu jednak tradycyjnymi urządzeniami służącymi do przechowywania akt są w większości firm segregatory, skoroszyty i teczki. Sposób przechowywania akt bieżących zależy od obligatoryjnego w danej firmie systemu kancelaryjnego. Przechowywanie akt w systemie bezdziennikowym jest łatwiejsze, bowiem system ten określa jednoznacznie strukturę oraz sposób przechowywania akt. Natomiast w systemie dziennikowym należy tworzyć struktury ich przechowywania poprzez gromadzenie podobnych spraw. Akta spraw załatwionych mogą być przechowywane bądź niszczone. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentów (historyczne, użytkowe).